Biết cách tiến hành cuộc họp đại hội cổ đông là điều quan trọng đối với tất cả các tập đoàn và điều này là bắt buộc theo luật doanh nghiệp.
Vậy đại hội cổ đông là gì, tại sao đại hội cổ đông là bắt buộc đối với doanh nghiệp, các bước để tổ chức một buổi đại hội cổ đông là gì, hãy tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
1. ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG LÀ GÌ?
Đại hội cổ đông có nghĩa là cuộc họp của các cổ đông của công ty trong đó các nghị quyết được đưa ra trước các cổ đông để thảo luận về các vấn đề của công ty và các vấn đề khác theo yêu cầu của điều lệ công ty.
Những vấn đề này có thể là kết quả hoạt động của công ty trong thời gian luật định liên quan được xem xét và thông qua, Hội đồng quản trị (BOD) của công ty được bổ nhiệm, các quyết định liên quan đến việc tăng vốn cổ phần, mua lại, sáp nhập lớn được thực hiện, v.v.) và có thể được tiến hành thường xuyên (như hàng năm hoặc sáu tháng hoặc quý hoặc trong những trường hợp đặc biệt).
Xin lưu ý rằng các cổ đông không quản lý công ty. Để quản lý công việc của công ty, các cổ đông chỉ định một số chuyên gia trong lĩnh vực quản lý. Tất cả các chuyên gia như vậy được gọi chung là Hội đồng quản trị (BOD).
Hội đồng quản trị còn được gọi là cơ quan quản lý công ty bằng cách đưa ra các quyết định và tìm kiếm sự chấp thuận của các cổ đông của công ty.
2. VAI TRÒ CỦA ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG
Câu hỏi đặt ra ở đây là tại sao lại cần có một cuộc họp cổ đông như vậy? Công ty không thể tự mình đưa ra quyết định sao?
Về điều này, chúng ta hãy nhớ lại rằng một công ty không phải là một con người như chúng ta, mà nó là một tổ chức nhân tạo do các thành viên cấu thành. Do đó, nó đưa ra quyết định thông qua việc thông qua nghị quyết tại cuộc họp của thành viên.
Mục đích của cuộc họp là để các cổ đông có thể biết về tình hình công việc của công ty và từ đó có thể quyết định những đề xuất của ban lãnh đạo trong nghị quyết được đề xuất. Điều này có nghĩa là các cổ đông có tầm quan trọng như nhau trong quá trình ra quyết định.
3. CÁC KIỂU CUỘC HỌP CỔ ĐÔNG PHỔ BIẾN
Trước khi đi vào chi tiết về đại hội cổ đông, chúng ta hãy có cái nhìn toàn cảnh về các loại cuộc họp khác nhau của một công ty.
3.1. Đại hội đồng cổ đông thường niên
Đây là cuộc họp quan trọng nhất được tổ chức bắt buộc hàng năm. Chúng là bắt buộc đối với cả các công ty tư nhân cũng như các công ty đại chúng. Khoảng cách giữa hai lần họp Đại hội đồng cổ đông thường niên không quá 15 tháng.
Trong trường hợp có bất kỳ khó khăn nào phát sinh trong quá trình tiến hành đại hội đồng cổ đông trong thời hạn quy định, công ty chỉ có thể xin Bộ trưởng gia hạn thời gian vì những lý do đặc biệt. Tuy nhiên, thời gian gia hạn như vậy không quá ba tháng.
Đại hội đồng cổ đông thường niên chỉ nên tổ chức trong giờ làm việc. Cần có thời gian thông báo tối thiểu là 21 ngày trước khi triệu tập Đại hội đồng cổ đông thường niên. Tuy nhiên, thời hạn thông báo có thể được thực hiện bằng thông báo ngắn hơn nếu có được sự đồng ý của tất cả các thành viên có quyền tham dự và biểu quyết.
3.2. Đại hội cổ đông đột xuất
Cuộc họp cổ đông đột xuất là cuộc họp được triệu tập trong hoàn cảnh đặc biệt của công ty. Hội đồng quản trị có quyền triệu tập đại hội bất thường khi thấy cần thiết.
Lý do chính để triệu tập cổ đông bất thường là để thảo luận về bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào (tức là giao dịch một hoạt động kinh doanh đặc biệt) hoặc bất kỳ cuộc khủng hoảng nào và nó đòi hỏi sự quan tâm đặc biệt của các thành viên. Vì vậy, ban lãnh đạo không thể đợi đến khi triệu tập Đại hội đồng cổ đông thường niên.
Đại hội cổ đông đột xuất có thể được tổ chức vào bất kỳ ngày nào, kể cả những ngày nghỉ lễ, không giống như ĐHCĐ thường niên phải được tổ chức vào những ngày không phải ngày lễ quốc gia. Cuộc họp đột xuất này có thể được triệu tập theo yêu cầu của cổ đông, thành viên hoặc theo lệnh của trọng tài.
3.3. Họp nhóm cổ đông
Các cuộc họp nhóm cổ đông còn được gọi là cuộc họp cổ đông đặc biệt. Những cuộc họp như vậy là bắt buộc khi công ty phải thông qua một nghị quyết trong đó nghị quyết đó chỉ ảnh hưởng đến một nhóm cổ đông cụ thể.
Hãy lấy một ví dụ. Nói, cơ cấu vốn cổ phần như sau:
- 20.000 cổ phiếu, mỗi cổ phiếu trị giá 10 USD, đã thanh toán đầy đủ
- 50.000 cổ phiếu, mỗi cổ phiếu trị giá 10 USD, bên này chỉ trả 5 USD
- 10.000 cổ phiếu trị giá 5 USD mỗi cổ phiếu, đã thanh toán đầy đủ
Ở đây, ‘20.000 cổ phiếu trị giá 10 đô la mỗi cổ phiếu, được thanh toán đầy đủ’ được gọi là loại cổ đông. Hơn nữa, ‘50.000 cổ phiếu trị giá 10 đô la mỗi cổ phiếu, bên chỉ trả 5 đô la’ là một loại cổ đông khác. Do đó, cuộc họp chỉ có thể được triệu tập đối với một nhóm cổ đông cụ thể.
4. ĐIỀU KHOẢN CHUNG CỦA CÁC ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG
Số đại biểu cụ thể cần có trong trường hợp họp: Đối với công ty TNHH tư nhân, cần có hai thành viên để lập thành số đại biểu. Trong trường hợp của các công ty khác, cần có ít nhất ba thành viên để tạo thành số đại biểu.
Đối với các cuộc họp không phải là đại hội thường niên, phải thông báo trước tối thiểu 14 ngày (đối với công ty không phải là công ty trách nhiệm vô hạn) hoặc tối thiểu 7 ngày (đối với công ty trách nhiệm vô hạn) trước khi triệu tập cuộc họp nói trên.
Tuy nhiên, thời hạn thông báo có thể được thực hiện bằng thời gian thông báo ngắn hơn thời hạn quy định nếu có sự đồng ý của ít nhất 95% giá trị cổ phần (trong trường hợp công ty có vốn cổ phần) hoặc ít nhất 95% tổng quyền biểu quyết của tất cả các thành viên trong cuộc họp đó (trong trường hợp công ty không có vốn cổ phần).
5. CÁC BƯỚC TỔ CHỨC ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG
Dưới đây là các bước cần thiết để tổ chức cuộc họp cổ đông:
- Lên thời gian/ngày/địa điểm họp và gửi thông báo đến tất cả các cổ đông
- Tiến hành cuộc họp
- Soạn thảo biên bản cuộc họp
5.1. Lên lịch cuộc họp
Như đã lưu ý trước đó, đối với các tập đoàn lớn, tất cả các cổ đông sẽ nhận được thông báo về cuộc họp và khả năng bỏ phiếu về một số nghị quyết nhất định, nhưng không nhất thiết phải tham dự trực tiếp.
Bất kể số lượng cổ phần sở hữu, tất cả các cổ đông đều có quyền bỏ phiếu bầu chọn hội đồng quản trị hàng năm. Trên thực tế, một số cổ đông nhất định có thể tự đề cử, đặc biệt là những người đáp ứng các yêu cầu nhất định, có thể tìm thấy trên trang web của Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch (SEC).
Trước khi cuộc họp diễn ra, các tài liệu sau đây phải được phổ biến tới các cổ đông:
- Các nghị quyết đề xuất
- Báo cáo công ty
- Tài liệu hỗ trợ
- Biên bản cuộc họp thường niên trước đó
5.2. Tiến hành cuộc họp
Tiếp theo, bạn sẽ tiến hành cuộc họp cổ đông. Không có thủ tục cụ thể nào yêu cầu cuộc họp này, mặc dù một số tập đoàn lớn có thủ tục riêng để tiến hành cuộc họp. Ví dụ: một số doanh nghiệp có thể giải quyết các mục theo một thứ tự cụ thể và bỏ phiếu riêng cho từng mục. Tuy nhiên, các doanh nghiệp khác có thể chọn thảo luận từng vấn đề và biểu quyết cuối cùng về mọi vấn đề.
Thủ tục của cuộc họp thực tế hoàn toàn phụ thuộc vào hội đồng quản trị chứ không phải các cổ đông. Vì vậy, các thành viên hội đồng quản trị sẽ cần quyết định cách thức tiến hành cuộc họp; liệu có thiết bị ghi âm hoặc ghi video hay không, liệu có giới hạn thời gian cho mỗi diễn giả sẽ phát biểu trong cuộc họp hay không, v.v.
Trong khi các tập đoàn lớn hơn có nhiều thủ tục chính thức hơn thì các tập đoàn nhỏ lại tổ chức các cuộc họp ít trang trọng hơn và thường tổ chức các cuộc họp như vậy trong bối cảnh không chính thức để thảo luận các vấn đề và đi đến biểu quyết.
Bản thân việc bỏ phiếu có thể bằng văn bản hoặc bằng miệng. Chỉ cần một quan chức công ty kiểm phiếu là đủ. Thư ký của công ty thường sẽ soạn thảo biên bản cuộc họp.
5.3. Chuẩn bị biên bản
Sau khi cuộc họp được tổ chức, thư ký sẽ cần chuẩn bị biên bản cuộc họp. Mặc dù không bắt buộc phải có thư ký đảm nhận nhiệm vụ này nhưng thường thì vị trí hành chính sẽ làm việc đó. Biên bản họp được cung cấp cho tất cả các cổ đông và công chúng. Không có yêu cầu nào về việc biên bản cuộc họp phải cụ thể như thế nào và cũng không có yêu cầu nào về cách viết biên bản.
Tuy nhiên, biên bản phải đủ chi tiết để hiểu được nội dung đã thảo luận trong cuộc họp, cách thức tiến hành biểu quyết và kết quả của từng vấn đề như thế nào. Nó cũng cần xác định ai có mặt tại cuộc họp, ai đã bỏ phiếu và họ đã bỏ phiếu như thế nào.
Cuối cùng, biên bản cuộc họp phải bao gồm thông báo thực tế đã được gửi cho tất cả các cổ đông và cũng phải được ký tên, ghi ngày tháng và công chứng.
6. TỔNG KẾT
Tóm lại, mỗi loại cuộc họp đều có sự liên quan và tầm quan trọng của nó. Các công ty phải tuân thủ tất cả các yêu cầu pháp lý liên quan đến việc triệu tập và tổ chức bất kỳ cuộc họp đại hội cổ đông nào. Việc không tuân thủ có thể khiến công ty phải trả tiền phạt cho chính phủ.
