Sự khác biệt về lịch trình là quy trình mang tính công thức giúp người quản lý dự án, các nhóm và các bên quan tâm khác hiểu được dự án của họ đang ở đâu trong các mốc thời gian dự kiến.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận phương sai lịch trình là gì, giải thích công thức tính phương sai lịch trình, tầm quan trọng của nó và các mẹo tính toán.
1. PHƯƠNG SAI LỊCH TRÌNH LÀ GÌ?
Phương sai lịch trình là phép tính mà người quản lý dự án sử dụng để xác định xem dự án có tuân thủ lịch trình tài chính hay không. Nó đo lường tiến độ bằng cách tính toán tiến độ thực tế so với tiến độ quản lý dự kiến.
Mặc dù người quản lý dự án có thể tính toán phương sai lịch trình một cách thủ công nhưng nhiều gói phần mềm có thể thực hiện quy trình nhanh hơn hoặc quản lý phương sai theo thời gian thực. Việc sử dụng phần mềm này có thể mang lại kết quả chính xác bằng cách giảm khả năng xảy ra lỗi của con người và có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian.
2. CÔNG THỨC TÍNH PHƯƠNG SAI LỊCH TRÌNH
Người quản lý dự án thường xuyên tính toán sự khác biệt về tiến độ của dự án để cung cấp thông tin cập nhật trong các cuộc họp tiến độ. Điều này có thể đảm bảo tất cả các thành viên biết họ có vai trò gì để giúp tăng sản lượng nhằm đáp ứng thời hạn. Thông thường, công thức tính phương sai lịch trình sẽ được áp dụng như sau:
Chọn công thức phương sai lịch trình
Có hai công thức tính phương sai lịch trình (SV) trong một dự án. Trước tiên, bạn có thể đo lường nó bằng cách sử dụng chi phí dự kiến cho công việc đã thực hiện (BCWP), đây là số tiền mà nhóm dự án dự định sử dụng.
Mục tiếp theo cần đo lường là chi phí dự kiến của công việc đã được lên lịch (BCWS), là số tiền mà nhóm dự án đã sử dụng. Trừ BCWS khỏi BCWP sẽ cho bạn sự khác biệt về lịch trình. Công thức này trông như thế này:
SV = BCWP – BCWS
Công thức tính phương sai lịch trình thứ hai sử dụng giá trị kế hoạch (PV) và giá trị thu được (EV) của dự án. Mặc dù các điều khoản khác nhau nhưng giá trị kế hoạch giống với BCWS và giá trị thu được giống với BCWP. Trừ giá trị kế hoạch (PV) khỏi giá trị thu được (EV) sẽ cho ra phương sai lịch trình, trông giống như phương trình sau:
SV = EV – PV
Tính phần trăm phương sai
Phép tính trên có thể cho bạn câu trả lời về mặt chi phí, nhưng bạn cũng có thể tính tỷ lệ phần trăm của phương sai lịch trình. Tính theo cách này sẽ cho ra phần trăm công việc còn lại hoặc phần trăm công việc bạn đã hoàn thành so với kế hoạch ban đầu. Các phương trình biểu diễn chúng là:
SV% = SV / PV
SV% = SV / BCWS
Xác định ý nghĩa của kết quả
Tất cả các yếu tố tính toán đều là giá trị tiền tệ, nghĩa là câu trả lời của bạn hiển thị một trong ba kết quả. Nếu bạn nhận được kết quả dương, điều này có nghĩa là dự án đang vượt tiến độ. Nếu nó âm, dự án bị chậm tiến độ. Nếu nó bằng 0 thì dự án đã hoàn thành đúng tiến độ.
Ví dụ: nếu giá trị kiếm được của dự án là 500 USD và giá trị kế hoạch của nó là 600 USD, người quản lý dự án có thể trừ 600 USD từ 500 USD để xác định phương sai tiến độ của dự án là -100 USD, nghĩa là nó chậm tiến độ.
3. CÔNG THỨC TÍNH PHƯƠNG SAI LỊCH TRÌNH DÀNH CHO AI?
Công thức tính phương sai lịch trình có thể mang lại lợi ích cho nhiều người có cổ phần trong dự án, bao gồm:
Quản lý dự án
Một phần quan trọng trong công việc của người quản lý dự án là đảm bảo dự án đúng tiến độ và trong ngân sách. Tính toán phương sai lịch trình cho phép người quản lý dự án sắp xếp các ưu tiên cho toàn bộ nhóm. Nó có thể hữu ích khi lập kế hoạch cho một dự án lần đầu tiên hoặc thảo luận về các cột mốc quan trọng trong các cuộc họp nhóm.
Bằng cách hiểu được sự khác biệt về lịch trình hiện tại của dự án, họ có thể xác định liệu nhóm có thể làm việc nhanh hơn hay có thể nghỉ ngơi một chút. Người quản lý dự án cũng có thể sử dụng các giá trị phương sai để tính toán chỉ số hiệu suất tiến độ (SPI).
Họ cũng có thể sử dụng số liệu này để tính toán hiệu quả sử dụng thời gian của nhóm dự án. SPI lớn hơn 1 cho thấy nhóm hoạt động hiệu quả và giá trị nhỏ hơn 1 cho thấy hiệu quả kém hơn.
Bạn có thể sử dụng điều này để xác định những thay đổi bạn có thể thực hiện đối với nhóm nhằm cải thiện việc quản lý thời gian. Khi bạn đã triển khai các thay đổi đối với nhóm, bạn có thể theo dõi hiệu suất và xác định tác động của những thay đổi đó.
Nhà đầu tư
Các nhà đầu tư được hưởng lợi từ việc hiểu được mức độ sinh lời của một dự án nếu nó đáp ứng tất cả các thời hạn dự kiến và giúp họ đưa ra quyết định về việc tham gia dự án của mình. Sự khác biệt về lịch trình cho thấy kết quả của việc phân phối dự án, điều này có thể giúp các nhà đầu tư được thông tin về những gì đang xảy ra với khoản đầu tư của họ.
Nếu nhà quản lý dự án chia sẻ dữ liệu về phương sai tiến độ có sẵn sớm trong dự án, nhà đầu tư có thể quyết định liệu khoản đầu tư có sinh lãi hay không. Điều này có thể giúp họ xác định số tiền họ có thể đầu tư vào một dự án. Họ cũng có thể sử dụng ước tính thời hạn chính xác để dự đoán mức lãi suất mà họ có thể mong đợi và thời gian họ có thể nhận được khoản lãi đó.
Đội ngũ sản xuất
Biết được dự án đang ở đâu trên dòng thời gian có thể giúp nhóm nội bộ có cái nhìn thực tế về mục tiêu của mình. Hiểu được liệu dự án có tiến triển đúng tiến độ hay không có thể giúp nhóm làm việc hiệu quả và lập kế hoạch phù hợp.
Ví dụ: trong cuộc họp sản xuất với nhóm của bạn, kết quả chênh lệch trong tuần có thể cho thấy nhóm đang bị chậm tiến độ và thời hạn của khách hàng sắp đến vào tuần tới. Với thông tin này, các thành viên trong nhóm của bạn có thể điều chỉnh lịch trình của mình để hoàn thành dự án đúng thời hạn.
Bạn cũng có thể xác định xem có nên tăng quy mô nhóm hay bổ sung nguồn lực để hoàn thành dự án đúng thời hạn hay không. Tính toán phương sai lịch trình cũng có thể giúp nhóm thu hút các nhà đầu tư và nhiều nhà đầu tư hơn có thể đồng nghĩa với việc cấp vốn cho dự án tốt hơn, điều này có thể cho phép nhóm cung cấp kết quả có chất lượng.
Ngân sách lớn hơn có thể nâng cao quyền tự do sáng tạo cho nhóm, cho phép họ tạo ra các thiết kế dự án độc đáo. Họ cũng có thể tiếp cận các công cụ, thiết bị để làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn.
4. MẸO TÍNH TOÁN PHƯƠNG SAI LỊCH TRÌNH
Hiểu cách áp dụng công thức tính phương sai lịch trình có thể giúp bạn cung cấp kết quả chính xác hơn và cải thiện hiệu suất của dự án. Hãy xem xét những lời khuyên sau đây khi tính toán phương sai lịch trình:
Sử dụng công thức khi lập kế hoạch cho dự án của bạn
Bạn có thể dự đoán sự khác biệt về lịch trình tiềm năng của dự án hàng tuần bằng cách xác định những thành công hay thất bại có thể làm thay đổi giá trị kế hoạch. Điều này có thể giúp bạn lập kế hoạch cho những thử thách.
Sử dụng công thức tính phương sai lịch trình khi bắt đầu dự án cũng có thể giúp bạn truyền đạt phạm vi của dự án tới những người làm việc trong dự án và các bên quan tâm khác. Điều này có thể giúp họ biết dự án họ thực hiện trong bao lâu và cho phép họ chuẩn bị tốt hơn cho dự án đó.
Đề xuất phương pháp kiểm tra chất lượng dự án
Mặc dù việc tính toán chênh lệch tiến độ có thể cho thấy tiến độ của dự án nhưng nó không tính đến chất lượng công việc. Một dự án có thể bị chậm tiến độ nếu nhóm cần thêm thời gian để thực hiện công việc có chất lượng.
Hãy xem xét việc tạo ra một phương pháp kiểm tra chất lượng của các yếu tố chính của dự án. Việc kết hợp tính toán của nó với kiểm tra chất lượng sẽ giúp bạn hiểu đầy đủ về tiến triển của dự án và những lĩnh vực nào có thể cần cải thiện.
Trước tiên, bạn có thể phân tích dự án để xác định tính chất và yêu cầu của dự án, cho phép bạn chọn số liệu cung cấp kết quả phù hợp. Bạn cũng có thể tìm kiếm phản hồi từ khách hàng để xác định xem sản phẩm cuối cùng của dự án có đáp ứng được nhu cầu của họ hay không.
Điều này có thể giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện và xác định cách bạn có thể điều chỉnh kế hoạch để đáp ứng nhu cầu đang thay đổi của khách hàng.
Kiểm tra kỹ các tính toán của bạn
Kiểm tra kỹ các phép tính của bạn có thể giúp bạn cung cấp kết quả chính xác và giúp bạn tránh mọi sai sót. Nếu bạn tính toán điều này theo cách thủ công, hãy cân nhắc việc xem lại các con số của mình để đảm bảo bạn đang truyền đạt dữ liệu chính xác cho mọi người tham gia vào dự án.
Ngay cả khi bạn tính toán kết quả bằng công cụ hoặc chương trình máy tính, hãy cân nhắc việc kiểm tra lại chúng để đảm bảo bạn đã nhập chính xác tất cả dữ liệu.
5. TÓM LƯỢC
Với công thức tính phương sai lịch trình, một nhóm có thể sử dụng dữ liệu này để động viên các thành viên của mình, đưa ra quyết định về lịch trình hoặc giải quyết các mối quan ngại của nhà đầu tư. Hiểu được tình trạng tài chính của dự án có thể giúp bạn xác định tình trạng của dự án và đảm bảo dự án đang tiến triển đúng tiến độ.
