Gantt Chart Là Gì? Cách Vẽ Sơ Đồ Gantt 5 Bước Trên Word

Người quản lý dự án thường áp dụng cách vẽ sơ đồ Gantt để phác thảo các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án. Những công cụ hữu ích này cho phép các nhóm dự án duy trì tổ chức và hiệu quả trong khi hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng. Nếu bạn là người quản lý dự án hoặc muốn theo đuổi những vai trò đó, bạn có thể cần biết cách vẽ sơ đồ Gantt trong Microsoft Word.

Trong bài viết này, cùng TradaFX tìm hiểu sơ đồ Gantt là gì, thảo luận về thời điểm sử dụng chúng và 5 bước để tạo biểu đồ trong Word.

Cách Vẽ Sơ Đồ Gantt 5 Bước Trên Word

1. GANTT CHART LÀ GÌ?

Biểu đồ Gantt là biểu đồ thanh ngang thể hiện trực quan các nhiệm vụ của dự án theo dòng thời gian. Người quản lý dự án tạo các biểu đồ này để xác định thời gian hoàn thành dự án. Biểu đồ Gantt phác thảo từng nhiệm vụ liên quan đến dự án, bao gồm thời điểm mỗi nhiệm vụ bắt đầu và khi kết thúc. 

Người quản lý dự án đặt từng nhiệm vụ hoặc hoạt động trên một dòng khác nhau, điều này cho phép các chuyên gia này hình dung được khi các hoạt động chồng chéo lên nhau. Một số sơ đồ Gantt cũng liệt kê những thành viên trong nhóm đang lãnh đạo từng nhiệm vụ, điều này làm tăng trách nhiệm giải trình và tính minh bạch chung của nhóm.

2. KHI NÀO BẠN CÓ THỂ SỬ DỤNG SƠ ĐỒ GANTT?

Thông thường, các chuyên gia sử dụng sơ đồ Gantt để đảm bảo quản lý dự án hiệu quả. Ví dụ: nếu bạn đang sản xuất một mặt hàng hoặc quản lý một sự kiện, bạn có thể tạo sơ đồ Gantt để chia dự án thành các nhiệm vụ có thể quản lý được. 

Cách Vẽ Sơ Đồ Gantt 5 Bước Trên Word

Một cách sử dụng khác của biểu đồ này có thể là lập kế hoạch đồng thời cho các nhiệm vụ của nhiều dự án. Nếu bạn muốn phác thảo một cách trình bày rõ ràng về việc thành viên nào trong nhóm sẽ hoàn thành từng nhiệm vụ, bạn có thể tạo sơ đồ Gantt hiệu quả. Nếu được thực hiện đúng cách, những biểu đồ này thường thúc đẩy sự hợp tác và tổ chức.

3. CÁCH VẼ SƠ ĐỒ GANTT TRONG WORD

Dưới đây là năm bước bạn có thể làm theo để tạo sơ đồ Gantt trong Word:

Bước 1: Mở tài liệu Word mới và thay đổi bố cục

Bước đầu tiên để tạo sơ đồ Gantt là mở Microsoft Word và tạo một tài liệu mới. Trên trang “Home“, chọn “Blank document“. Trong menu thanh công cụ, chọn tab “Layout“, nằm giữa tab “Design” và “References“. 

Nhấp vào tùy chọn “Orientation” ở bên trái màn hình. Việc chọn tùy chọn này sẽ hiển thị một menu thả xuống nhỏ cho phép bạn thay đổi hướng của tài liệu. Nhấp vào nút “Landscape” để làm cho tài liệu của bạn nằm theo chiều ngang. Biểu đồ Gantt thường có dạng nằm ngang, đó là lý do tại sao việc thay đổi bố cục của trang lại quan trọng.

Bước 2: Chèn biểu đồ stacked bar vào tài liệu của bạn

Sau khi bạn đã thay đổi bố cục của tài liệu, hãy nhấp vào tab “Insert” trên menu thanh công cụ ở gần phía trên bên trái của màn hình. Chọn menu thả xuống “Chart” từ phần “Illustration“. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới cung cấp cho bạn một số tùy chọn biểu đồ để chọn. 

Ở cột bên trái, tìm tab “Bar“, nằm gần giữa cột và có hình ảnh biểu đồ thanh ngang bên cạnh. Chọn tùy chọn “Stacked Bar” và nhấn nút “OK” ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ để chèn nó vào tài liệu của bạn.

Bước 3: Đưa dữ liệu tiến độ dự án vào biểu đồ

Sau khi thêm biểu đồ vào tài liệu của mình, bạn có thể đưa dữ liệu tiến độ dự án của mình vào đó. Chèn biểu đồ vào Word sẽ mở bảng Microsoft Excel. Xóa dữ liệu giữ chỗ để thêm thông tin dự án của riêng bạn. Dưới đây là một số mẹo bạn có thể cân nhắc để đưa và định dạng thông tin liên quan vào sơ đồ Gantt của mình:

Cách Vẽ Sơ Đồ Gantt 5 Bước Trên Word

Xác định nhiệm vụ của dự án của bạn

Trước khi bạn thêm dữ liệu vào biểu đồ, việc xác định nhiệm vụ của dự án có thể hữu ích. Điều này có thể đảm bảo rằng bạn bao gồm mọi thành phần của dự án mà không lặp lại các mục. Hãy cân nhắc việc lập danh sách các nhiệm vụ này và yêu cầu các thành viên trong nhóm của bạn đọc và sửa lại nó. 

Sau khi bạn hoàn thiện danh sách của mình, hãy thêm từng nhiệm vụ vào cột A của trang tính Excel, bắt đầu từ hàng 2. Word sẽ tự động chèn các nhiệm vụ của bạn vào biểu đồ khi bạn thêm chúng vào trang tính Excel và điều này tạo thành trục Y của biểu đồ của bạn .

Đổi tên cột B, C và D

Sau khi bạn liệt kê các nhiệm vụ của mình, hãy đổi tên các cột B, C và D. Lúc đầu, chúng có tiêu đề là “Series 1”, “Series 2” và “Series 3”. Thay vào đó, bạn có thể nhập “Ngày bắt đầu”, “Ngày kết thúc” và “Thời lượng (ngày)” vào các ô tương ứng. Chuỗi này xác định các thanh xuất hiện trên biểu đồ.

Thêm ngày bắt đầu và ngày kết thúc của mỗi nhiệm vụ

Tiếp theo, bạn có thể thêm ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho từng nhiệm vụ trong bảng Excel. Đây có thể là những ước tính chung nếu bạn vẫn đang ở giai đoạn đầu của dự án, nhưng nếu bạn đã bắt đầu dự án của mình, bạn có thể thêm ngày thực tế mà bạn đã bắt đầu và hoàn thành từng nhiệm vụ. 

Ví dụ: nếu bạn đặt tiêu đề cho nhiệm vụ đầu tiên của mình là “phát triển dự án” trong ô A2, bạn có thể đặt ngày bắt đầu của nó vào ô B2 và ngày kết thúc của nó vào ô C2. Điều quan trọng là đảm bảo rằng ngày của bạn ở đúng ô.

Tính toán thời gian của mỗi nhiệm vụ

Tiếp theo, hãy cân nhắc việc điền vào cột “Thời lượng” bằng cách tính số ngày cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Bạn có thể thực hiện việc này một cách thủ công bằng cách trừ ngày bắt đầu khỏi ngày kết thúc. 

Một tùy chọn dễ dàng hơn là nhập công thức Excel “=$C2−$B2” vào ô D2. Sau khi bạn chèn công thức, hãy nhấp vào ô D2 và kéo chuột để điền vào phần còn lại của cột “Thời lượng”, áp dụng công thức cho các ô bạn đã đánh dấu.

Xóa chuỗi “Ngày kết thúc

Bây giờ bạn đã có thời lượng, bạn có thể xóa chuỗi “End Date” vì nó không còn cần thiết cho sơ đồ Gantt của bạn nữa. Để thực hiện việc này, hãy chọn nút “Chart Filters”“, đây là biểu tượng hình phễu ở bên phải biểu đồ. Điều này làm cho một cửa sổ xuất hiện với một số tùy chọn cài đặt. Nhấp vào hộp “End Date” trong phần “Series” để bỏ chọn và sau đó chọn “Apply” để lưu các thay đổi của bạn.

Cách Vẽ Sơ Đồ Gantt 5 Bước Trên Word

Bước 4: Định dạng biểu đồ của bạn trông giống sơ đồ Gantt

Sau khi xóa chuỗi “End Date”, bạn có thể định dạng biểu đồ của mình để làm cho nó trông giống sơ đồ Gantt. Đầu tiên, làm cho thanh “Start Date” trong suốt để chỉ còn lại thanh “Durationg” trên biểu đồ. Chúng đại diện cho các nhiệm vụ khác nhau của bạn. Chọn bất kỳ thanh nào đại diện cho “Start Date” bằng cách xem chú giải ở cuối biểu đồ để xác định thanh nào là chuỗi “Start Date“. Nhấp chuột phải vào thanh bên phải để làm xuất hiện thanh công cụ và nhấn tùy chọn “Fill”. Bên dưới phần “Standard Color“, hãy chọn hộp “No Fill” để chúng trong suốt trên biểu đồ.

Bước 5: Tùy chỉnh sơ đồ Gantt của bạn

Cuối cùng, bạn có thể tùy chỉnh sơ đồ Gantt của mình để đảm bảo tính dễ đọc và hấp dẫn về mặt hình ảnh. Hãy cân nhắc việc tạo cho mỗi nhiệm vụ một màu riêng biệt để phân biệt chúng trên biểu đồ. 

Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào từng thanh, nhấn tab “Fill” và chọn màu mới. Bạn cũng có thể chỉnh sửa tiêu đề sơ đồ Gantt bằng cách nhấp vào hộp văn bản “Chart Title” và nhập tên mới. Nếu muốn, bạn có thể xóa chú giải bằng cách nhấp vào chú giải đó và nhấn phím “Delete”.

 

3. MẸO VẼ SƠ ĐỒ GANTT HIỆU QUẢ

Dưới đây là một số mẹo bạn có thể làm theo để áp dụng cách vẽ sơ đồ Gantt hiệu quả:

  • Sử dụng phần mềm: Nếu bạn muốn sử dụng mẫu thay vì tạo sơ đồ Gantt theo cách thủ công, hãy cân nhắc sử dụng chương trình phần mềm. Điều này cho phép bạn tải xuống các mẫu trên Word mà bạn có thể chỉnh sửa bằng dữ liệu của riêng mình.
  • Thêm đường viền cho nhiệm vụ của bạn: Để làm cho nhiệm vụ của bạn dễ đọc hơn, hãy thử tạo đường viền xung quanh chúng. Bạn có thể đạt được điều này bằng cách tìm tab “Chart Tools Format” trên thanh công cụ và chọn “Shape Effects” để thêm đường viền cho mỗi thanh.
  • Sử dụng màu tương phản: Cân nhắc độ tương phản màu của các thanh để làm cho biểu đồ dễ đọc hơn. Ví dụ: tạo một thanh màu xanh lá cây và một thanh màu vàng có thể dễ đọc hơn so với việc tạo chúng thành hai sắc thái tương tự của cùng một màu.
  • Lật Trục Y: Nếu bạn muốn lật thứ tự các nhiệm vụ của mình trên trục Y, hãy nhấp đúp vào các nhiệm vụ ở bên trái biểu đồ. Cửa sổ “Format Axis” mở ra, nơi bạn có thể chọn hộp “Categories in reverse order” ở cuối menu.

4. TÓM LƯỢC

Được phát triển bởi Henry Gantt, biểu đồ Gantt là một công cụ phổ biến và hữu ích để hiển thị lịch trình dự án. Học cách vẽ biểu đồ Gantt đúng cách có thể giúp bạn quản lý dự án tốt hơn.

Bình Chọn post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Brokers Được Cấp Phép
Thành lập năm 2007, Axi đã nhanh chóng trở thành công ty giao dịch trực tuyến hàng đầu
AAAFx là công ty môi giới forex lâu đời có trụ sở chính tại Athens, Hy Lạp.
Được thành lập vào năm 2009 bởi Finvasia Group, Fxview có trụ sở tại Limassol, Cyprus
XM là một trong những sàn giao dịch ngoại hối hàng đầu thế giới
OANDA uy tín với thời gian trường tồn trên thị trường tài chính kéo dài gần 3 thập kỷ
FXGT hiện là đối tác uy tín tại Việt Nam, Indonesia, Malaysia,Thailand và Châu Phi

Amega Global Ltd hiện là một công ty đầu tư, được cấp phép bởi FCA ( Mauritius ).

IG Nằm Trong Top Những Tổ Chức Hàng Đầu Về Giao Dịch Trực Tuyến.

Dukascopy là sàn giao dịch chuyên nghiệp,uy tín phù hợp với nhiều nhà giao dịch
Rakuten Securities là nhà môi giới ngoại hối,chỉ số đến từ tokyo