Cách Vẽ Sơ Đồ Gantt 4 Bước Trên Excel

Quản lý dự án một cách hiệu quả đòi hỏi các kỹ năng để đảm bảo nguồn nhân lực và tài chính được phân bổ một cách tốt nhất. Sơ đồ Gantt là công cụ quản lý dự án đơn giản giúp sắp xếp công việc của bạn bằng cách giúp bạn hiểu mối quan hệ giữa các nhiệm vụ của dự án và giúp bạn đánh giá thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. 

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách vẽ sơ đồ Gantt và triển khai chúng trong chiến lược quản lý dự án của bạn.

cách vẽ sơ đồ Gantt

1. SƠ ĐỒ GANTT LÀ GÌ?

Sơ đồ Gantt là một loại biểu đồ thanh bạn có thể sử dụng trong quản lý dự án. Trục tung của nó có thể là danh sách các nhiệm vụ, trong khi trục hoành của nó sẽ là thang thời gian. Bạn có thể chia thang thời gian thành các khoảng như tháng, tuần hoặc ngày. Các thanh ngang của đồ thị sẽ nằm giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc của từng nhiệm vụ của dự án.

Sơ đồ Gantt cũng có thể hiển thị tiến trình của từng nhiệm vụ. Một số ứng dụng cho phép bạn hiển thị phần trăm hoàn thành của từng nhiệm vụ trong biểu đồ.

Phần mềm khác cung cấp tính năng nhiệm vụ phụ, đặc biệt hữu ích để chia dự án thành các nhiệm vụ có thể quản lý được và phân chia công việc giữa các thành viên trong nhóm. Các nhiệm vụ phụ thường sẽ xuất hiện thụt vào bên dưới nhiệm vụ chính của chúng.

2. TẠI SAO NÊN SỬ DỤNG SƠ ĐỒ GANTT?

Có nhiều lợi ích khi sử dụng một trong các biểu đồ này, bao gồm:

Thiết kế thân thiện với người dùng

Thiết kế đồ họa của biểu đồ giúp hiển thị cấu trúc phân chia công việc của một dự án, yêu cầu tổ chức các nhiệm vụ của nhóm thành các phần mà người quản lý dự án có thể giám sát. Lập kế hoạch nhiệm vụ, triển khai tài nguyên và quản lý chúng thuận tiện nhờ thiết kế biểu đồ.

cách vẽ sơ dồ Gantt 1

Giảm rủi ro

Một biểu đồ duy nhất có thể hiển thị toàn bộ dòng thời gian của dự án, do đó, biểu đồ có thể được sử dụng để xác định các điểm nghẽn, chẳng hạn như các nhiệm vụ quan trọng cần được hoàn thành để các nhiệm vụ khác bắt đầu.

Tinh giản quản lý dự án

Sơ đồ Gantt có thể xác định các nhiệm vụ không quan trọng và thời gian ngừng hoạt động để cải thiện việc quản lý dự án, đồng thời ngăn chặn việc loại trừ các nhiệm vụ khỏi dòng thời gian của dự án. Sơ đồ Gantt cũng có thể cải thiện việc quản lý nguồn lực dự án và giúp người quản lý dự án đáp ứng các chỉ số hiệu suất chính (KPI), mục tiêu dự án và mục tiêu kinh doanh.

Xác định đường dẫn quan trọng

Biểu đồ cũng có thể liên kết các nhiệm vụ, tạo sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và xác định đường đi quan trọng của dự án.

Hỗ trợ giao tiếp

Người quản lý có thể sử dụng biểu đồ để hiển thị chính xác trạng thái của dự án cho các bên liên quan của dự án. Việc có sơ đồ Gantt cũng có thể giúp các nhân viên khác tập trung vào trách nhiệm của họ bằng cách đưa ra cho họ những kỳ vọng rõ ràng về hiệu suất.

3. KHI NÀO NÊN SỬ DỤNG SƠ ĐỒ GANTT

Có những tình huống cụ thể trong đó sơ đồ Gantt có thể đóng góp hiệu quả cho dự án. Do các tính năng độc đáo của nó, bạn nên phát triển sơ đồ Gantt trong giai đoạn lập kế hoạch của dự án.

Sau đó, bạn có thể sử dụng nó để theo dõi dự án trong suốt giai đoạn thực hiện và thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào đối với ngân sách, nhiệm vụ, nhân sự và các mốc quan trọng của dự án.

cách vẽ sơ đồ Gantt

Những biểu đồ này rất hữu ích trong các lĩnh vực khác nhau như xây dựng, sản xuất, quân sự, cơ sở hạ tầng và kỹ thuật. Bạn có thể sử dụng sơ đồ Gantt cho bất kỳ dự án nào có tiến trình và sản phẩm bàn giao cụ thể. Sơ đồ Gantt cũng có sẵn với phần mềm được thiết kế đặc biệt như Gantto hoặc với các công cụ chung như Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint và SharePoint.

4. CÁCH VẼ SƠ ĐỒ GANTT TRONG EXCEL

Áp dụng cách vẽ sơ đồ Gantt dưới dạng bảng tính trong Excel có thể đơn giản và thuận tiện. Bạn có thể làm theo các bước sau để tạo sơ đồ Gantt:

  1. Bắt đầu bằng cách tạo ba cột trong Excel. Trong phần đầu tiên, bạn sẽ chèn tên của nhiệm vụ. Trong phần thứ hai, bạn sẽ ghi ngày bắt đầu và trong phần thứ ba, bạn sẽ ghi thời lượng của chúng.
  2. Chọn ba cột. Trong tab “Insert”, nhấp vào biểu tượng của biểu đồ thanh và một menu sẽ xuất hiện.
  3. Nhấp vào “stacked bar”. Phần mềm sẽ tạo một biểu đồ thanh xếp chồng lên nhau với tên các nhiệm vụ của bạn trên trục tung và dòng thời gian trên trục hoành.
  4. Tải xuống mẫu sơ đồ Gantt. Chọn File > New, rồi sử dụng hộp tìm kiếm để tìm mẫu phù hợp với bạn. Trên trang mẫu, nhấp vào Create. Phần mềm sẽ mở một bảng tính mới cho bạn với mẫu đã chọn để bạn có thể nhập dữ liệu của mình.

cách vẽ sơ đồ Gantt

5. AI CẦN HỌC CÁCH VẼ SƠ ĐỒ GANTT?

Các công ty lớn có thể có nhiều phòng ban khác nhau làm việc trong cùng một dự án. Ví dụ: bộ phận tiếp thị có thể cần hợp tác chặt chẽ với bộ phận CNTT để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể.

Trong trường hợp này, sơ đồ Gantt có thể là một công cụ hữu ích giúp việc giao tiếp giữa mỗi thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng hơn. Dưới đây là danh sách các công việc sử dụng sơ đồ Gantt rất phổ biến:

  • Nhà quản lý: Người quản lý có nhiệm vụ thống nhất tất cả các thành viên trong nhóm về những vấn đề liên quan đến thời hạn. Sơ đồ Gantt có thể hữu ích để giao tiếp theo cách hiệu quả hơn.
  • Các nhà nghiên cứu hàn lâm: Ở Mỹ, một số cơ quan nghiên cứu đã triển khai sơ đồ Gantt để hiển thị dữ liệu thống kê.
  • Nhân viên tài chính: Trong lĩnh vực này, sơ đồ Gantt thường được sử dụng để hiển thị thông tin về các khoản vay và thẻ tín dụng.
  • Nhà quản lý xây dựng: Những chuyên gia này sử dụng sơ đồ Gantt để quản lý nhiệm vụ và kỳ vọng của các nhà thầu và nhân viên khác trong khi nỗ lực hoàn thành dự án.
  • Giáo viên: Các nhà giáo dục thường sử dụng sơ đồ Gantt để giúp học sinh quản lý các dự án giáo dục của mình theo cách hiệu quả hơn. Giáo viên lịch sử cũng có thể sử dụng chúng để thể hiện các mốc thời gian.
  • Nhà quản lý tiếp thị: Những chuyên gia này áp dụng cách vẽ sơ đồ Gantt để lên kế hoạch cho các sự kiện tiếp thị. Công cụ này giúp họ dễ dàng thực hiện các thay đổi vào phút cuối khi cần thiết.

6. CÁCH ĐỌC SƠ ĐỒ GANTT

Sau khi học cách vẽ sơ đồ Gantt, bạn sẽ cần học cách đọc và nghiên cứu thông tin trên biểu đồ sao cho hiệu quả. Hãy làm theo các bước sau để đọc chính xác sơ đồ Gantt:

  1. Đọc thang thời gian. Trong sơ đồ Gantt, mỗi nhiệm vụ được đo theo thời gian, vì vậy bước đầu tiên là xem xét thang thời gian theo chiều ngang. Điều này cung cấp một cái nhìn tổng quan đầy đủ về dự án và ngày hoàn thành dự kiến của nó.
  2. Nhìn vào cột dọc đại diện cho tất cả các nhiệm vụ. Cột này liệt kê các bước cần thiết để hoàn thành dự án, vì vậy bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch về số lượng thành viên trong nhóm sẽ phải tham gia. Mỗi nhiệm vụ sẽ yêu cầu một kỹ năng cụ thể, vì vậy bạn sẽ cần biết điểm mạnh của từng thành viên trong nhóm và cách sử dụng chúng một cách hiệu quả trong dự án.
  3. Đọc các thanh ngang. Các thanh này biểu thị lượng thời gian mà mỗi nhiệm vụ sẽ yêu cầu và nhiệm vụ nào trùng lặp với các nhiệm vụ khác. Điều này có thể giúp bạn ấn định thời hạn thực tế cho mọi thành viên trong nhóm. Nếu sơ đồ Gantt của bạn hiển thị tỷ lệ phần trăm hoàn thành của từng nhiệm vụ, bạn sẽ có thể hình dung nhanh xem liệu nhóm của bạn có khả năng trễ thời hạn hay không.
  4. Kiểm tra các mục khác. Phần mềm sơ đồ Gantt khác hiển thị tên thành viên trong nhóm đang thực hiện nhiệm vụ ở gần từng thanh ngang. Bằng cách này, các nhà quản lý nhân sự có thể đảm bảo rằng không ai có quá nhiều nhiệm vụ phải hoàn thành cùng một lúc.

7. TÓM LƯỢC

Vậy là chỉ trong bốn bước đơn giản, bạn đã có thể khám phá cách vẽ sơ đồ Gantt dễ dàng trong Excel. Bài viết trên cũng đã làm sáng tỏ nghệ thuật quản lý dự án, cung cấp hướng dẫn thân thiện với người dùng để trực quan hóa và theo dõi nhiệm vụ công việc một cách dễ dàng.

8. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án trực quan hiển thị các nhiệm vụ, tiến trình và sự phụ thuộc của chúng ở định dạng biểu đồ thanh.

Tại sao sơ đồ Gantt lại hữu ích?

Sơ đồ Gantt giúp lập kế hoạch, lên lịch và theo dõi các dự án, giúp bạn dễ dàng xem nhanh các mối quan hệ nhiệm vụ và tiến độ dự án.

Làm cách nào để tạo sơ đồ Gantt?

Bạn có thể tạo sơ đồ Gantt bằng phần mềm như Microsoft Project, Excel hoặc các công cụ quản lý dự án trực tuyến.

Đường dẫn quan trọng trong sơ đồ Gantt là gì?

Đường dẫn quan trọng là chuỗi các nhiệm vụ mà nếu bị trì hoãn sẽ kéo dài thời gian tổng thể của dự án. Nó cần thiết cho việc quản lý thời gian của dự án.

Sơ đồ Gantt có thể được điều chỉnh trong một dự án không?

Có, sơ đồ Gantt rất linh hoạt và có thể được cập nhật khi nhiệm vụ được hoàn thành hoặc khi có thay đổi, giúp bạn thích ứng với nhu cầu phát triển của dự án.

Bình Chọn post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Brokers Được Cấp Phép
Thành lập năm 2007, Axi đã nhanh chóng trở thành công ty giao dịch trực tuyến hàng đầu
AAAFx là công ty môi giới forex lâu đời có trụ sở chính tại Athens, Hy Lạp.
Được thành lập vào năm 2009 bởi Finvasia Group, Fxview có trụ sở tại Limassol, Cyprus
XM là một trong những sàn giao dịch ngoại hối hàng đầu thế giới
OANDA uy tín với thời gian trường tồn trên thị trường tài chính kéo dài gần 3 thập kỷ
FXGT hiện là đối tác uy tín tại Việt Nam, Indonesia, Malaysia,Thailand và Châu Phi

Amega Global Ltd hiện là một công ty đầu tư, được cấp phép bởi FCA ( Mauritius ).

IG Nằm Trong Top Những Tổ Chức Hàng Đầu Về Giao Dịch Trực Tuyến.

Dukascopy là sàn giao dịch chuyên nghiệp,uy tín phù hợp với nhiều nhà giao dịch
Rakuten Securities là nhà môi giới ngoại hối,chỉ số đến từ tokyo