Nhà quản lý dự án và người điều hành doanh nghiệp nói chung thường xuyên sử dụng cách tính phương sai chi phí để theo dõi ngân sách của họ so với chi phí thực tế.
Trong bài viết này, chúng ta thảo luận về phương sai chi phí là gì, phương sai âm và phương sai dương, ai sử dụng phương sai, tại sao chúng quan trọng, cách tính phương sai chi phí và đưa ra ví dụ về phương sai chi phí.
1. PHƯƠNG SAI CHI PHÍ LÀ GÌ?
Phương sai chi phí là chênh lệch giữa số tiền bạn lập ngân sách cho một dự án và số tiền thực tế bạn chi tiêu để hoàn thành dự án. Định nghĩa kỹ thuật là sự khác biệt giữa Chi phí dự toán của công việc đã thực hiện (BCWP) và Chi phí thực tế của công việc đã thực hiện (ACWP).
Phương sai chi phí là một cách để cho thấy một mục hàng chi phí, dự án hoặc bất kỳ ngân sách nào đang hoạt động về mặt tài chính như thế nào. Nhiều ngành sử dụng phương sai chi phí theo nhiều cách khác nhau, từ báo cáo đến dự báo, tùy thuộc vào mục tiêu họ đang cố gắng đạt được. Dưới đây là một số ví dụ về phương sai chi phí liên quan đến chi phí cụ thể:
- Phương sai giá nguyên vật liệu trực tiếp
- Phương sai tỷ lệ lao động
- Phương sai chi tiêu chung có thể thay đổi
- Phương sai chi tiêu cố định
- Phương sai giá mua
- Phương sai điểm thời gian
- Phương sai chi phí tích lũy
Các nhà quản lý dự án thường sử dụng phương sai chi phí để theo dõi chi phí thực tế so với ngân sách của họ. Họ sử dụng phương sai chi phí để thực hiện các điều chỉnh tài chính trong suốt thời gian của dự án.
Kế toán chi phí cũng sử dụng phương sai chi phí để theo dõi, điều tra và báo cáo lý do chênh lệch. Họ thường cung cấp những báo cáo này cho ban quản lý cùng với những đề xuất về những thay đổi trong tương lai nhằm giảm hoặc tăng mức độ chênh lệch trong tương lai.
2. PHƯƠNG SAI ÂM VÀ DƯƠNG
Phương sai chi phí có thể là giá trị âm, dương hoặc bằng 0. Phương sai chi phí âm xảy ra khi bạn chi tiêu quá mức và vượt quá ngân sách của mình. Phương sai chi phí dương xảy ra khi bạn chi tiêu ở dưới mức ngân sách của mình. Phương sai chi phí bằng 0 là khi số tiền bạn chi tiêu khớp chính xác với ngân sách của bạn.
Chênh lệch chi phí âm có thể cho thấy doanh nghiệp đang bội chi và liệu doanh nghiệp có đủ tiền dư thừa để trang trải bội chi hay không. Chênh lệch chi phí dương có thể cho thấy cả hoạt động hiệu quả và không thành công, và chênh lệch chi phí bằng 0 là lý tưởng.
Có hai lý do điển hình khiến phương sai chi phí dao động dương hoặc âm thay vì dẫn đến bằng 0. Một lý do dẫn đến sự khác biệt về phương sai chi phí có thể là do đánh giá quá cao hoặc đánh giá thấp về một kết quả cụ thể.
Một lý do khác khiến phương sai chi phí có thể dao động có thể đến từ các yếu tố bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của tổ chức bạn, như sự chuyển đổi của thị trường. Một số nguyên nhân gây ra phương sai chi phí ngoài dự kiến có thể bao gồm:
- Chi phí nhân công trực tiếp: Chi phí nhân công trực tiếp có thể thay đổi bất ngờ do những thách thức trong sản xuất, chuyển dịch việc làm và các yếu tố nội tại khác.
- Chi phí sản phẩm trực tiếp: Chi phí sản phẩm trực tiếp có thể thay đổi bất ngờ do hư hỏng sản phẩm, xử lý chậm trễ, thiếu mặt hàng trong ngành hoặc tăng phí vận chuyển.
- Chi phí chung: Các chi phí chung như bảo hiểm, tiền thuê nhà, tiền lương và thuế hiếm khi thay đổi đột ngột, tuy nhiên, cần phải theo dõi chúng trong suốt dự án trong trường hợp các chi phí này thay đổi đột ngột.
3. TẦM QUAN TRỌNG CỦA PHƯƠNG SAI CHI PHÍ LÀ GÌ?
Phương sai chi phí rất quan trọng vì nó cho phép bạn theo dõi tiến trình tài chính của dự án. Nó là một chỉ số cho thấy bạn giám sát và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn tốt như thế nào cũng như mức độ bạn phân tích dữ liệu liên quan đến dự án.
Bạn cũng có thể đánh giá phương sai chi phí của mình để so sánh giữa ngân sách và chi phí thực tế trong suốt dự án mà nhóm của bạn hoàn thành, mang lại cho bạn cơ hội cải thiện các phương pháp tiếp cận ngân sách phù hợp với mục tiêu của bạn.
Một khía cạnh hữu ích khác là bạn có thể sử dụng dữ liệu lịch sử từ các dự án tương tự để tạo dự báo ngân sách chính xác hơn.
4. CÁCH TÍNH PHƯƠNG SAI CHI PHÍ
Cách tính phương sai chi phí như sau:
Phương sai chi phí = Chi phí dự toán của công việc đã thực hiện (BCWP) – Chi phí thực tế của công việc đã thực hiện (ACWP)
Đôi khi mọi người sẽ sử dụng thuật ngữ giá trị thu được thay vì chi phí dự toán của công việc đã thực hiện và thuật ngữ chi phí thực tế thay vì chi phí thực tế của công việc đã thực hiện. Vì vậy, công thức có thể trông như thế này:
Phương sai chi phí = Giá trị thu được – Chi phí thực tế
Bạn cũng có thể áp dụng cách tính phương sai chi phí theo tỷ lệ phần trăm, điều này khá phổ biến tùy thuộc vào cách bạn muốn trình bày thông tin. Để biểu thị nó dưới dạng phần trăm, bạn sẽ sử dụng công thức này:
Phương sai chi phí % = (Giá trị thu được – Chi phí thực tế) / Giá trị thu được
5. VÍ DỤ CÁCH TÍNH PHƯƠNG SAI CHI PHÍ
Dưới đây là một số ví dụ về phương sai chi phí:
Ví dụ 1:
Máy tính của bạn đang gặp sự cố nên bạn mang máy đến cửa hàng sửa chữa. Đại diện kỹ thuật kiểm tra máy tính của bạn và đưa ra báo giá 500 USD để khắc phục sự cố. Sau một vài ngày, bạn quay lại cửa hàng sửa chữa để lấy máy tính và phát hiện ra rằng thay vì sửa chữa một trong các bộ phận, họ phải thay nó bằng một bộ phận mới.
Vì vậy, hóa đơn của bạn cuối cùng là 600 đô la, nhiều hơn 100 đô la so với bạn nghĩ. Trong trường hợp này, giá trị thu được là 500 USD và chi phí thực tế là 600 USD.
Bạn sẽ áp dụng cách tính phương sai chi phí như thế này:
Phương sai chi phí = $500 – $600
Phương sai chi phí = -$100
Nếu bạn muốn biểu thị phương sai chi phí dưới dạng phần trăm, bạn sẽ tính toán như sau:
Phương sai chi phí % = ($500 – $600) / $500
Phương sai chi phí % = -$100 / $500
Phương sai chi phí % = -20%
Ví dụ 2:
Bạn là nhà quản lý dự án và có 12 tháng để hoàn thành một dự án với ngân sách 50.000 USD. Sau sáu tháng, bạn đã chi 30.000 USD, tuy nhiên, dự án chỉ hoàn thành được 40%.
Bạn sử dụng cách tính phương sai chi phí để tìm hiểu xem bạn đang vượt quá hay dưới ngân sách tại thời điểm này. Chi phí thực tế là 30.000 USD và giá trị thu được là 40% của 50.000 USD bằng 20.000 USD.
Bạn sẽ tính toán phương sai chi phí như thế này:
Phương sai chi phí = 20.000 USD – 30.000 USD
Phương sai chi phí = -$10.000
Vì vây, tại thời điểm này khi dự án đã hoàn thành 40%, bạn đã vượt quá ngân sách 10.000 USD.
6. TÓM LƯỢC
Việc theo dõi phương sai chi phí giúp nhà quản lý tránh bội chi hoặc chi tiêu dưới mức cho dự án mà họ đang quản lý. Ngoài ra, hiểu được cách tính phương sai chi phí cũng có thể giúp bạn lập kế hoạch chiến lược giảm chi phí một cách hiệu quả.
